1. Chức năng

Là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành mà trực tiếp, thường xuyên là Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn trong tổ chức, điều hành công việc, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc; phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu, thẩm định đề xuất chủ trương, chính sách, kế hoạch hoạt động công đoàn; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch; bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện và tổ chức phục vụ hoạt động cơ quan Tổng Liên đoàn; theo dõi công tác thi đua - khen thưởng của toàn hệ thống và Cơ quan Tổng Liên đoàn; là đầu mối giúp Thường trực Đoàn Chủ tịch xử lý công việc hàng ngày.

2. Nhiệm vụ

a) Công tác tổng hợp, thống kê

- Tham mưu tổng hợp, theo dõi tình hình, tổ chức chỉ đạo thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đoàn Chủ tịch, Ban Chấp hành Tổng Liên đoàn, chỉ tiêu nhiệm vụ theo nhiệm kỳ đại hội công đoàn; các kết luận làm việc với ngành, địa phương; chương trình và kết quả công tác hằng năm của các ban Tổng Liên đoàn.

- Tham mưu, giúp Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn trong việc theo dõi, rà soát, đôn đốc các ban, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ, kết luận, chỉ đạo của Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ trưởng Cơ quan Tổng Liên đoàn (bao gồm cả các chương trình phối hợp công tác, hoạt động của các ban chỉ đạo, tổ công tác).

- Tham mưu, theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Tổng Liên đoàn; các chương trình phối hợp với các ban, bộ, ngành, đơn vị liên quan; tổng hợp, theo dõi, kiểm tra, giám sát chế độ thông tin, báo cáo, thống kê của liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, công đoàn ngành trung ương và tương đương.

- Tham mưu tổng hợp, xây dựng nội dung hội nghị cán bộ công chức Cơ quan Tổng Liên đoàn hằng năm; theo dõi, đôn đốc thực hiện Nghị quyết Hội nghị cán bộ công chức hằng năm.

- Là đầu mối liên lạc và tổng hợp nội dung làm việc của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn với các cơ quan Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Quốc hội, Chính phủ; các bộ, ngành; Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; các tổ chức chính trị - xã hội và các đoàn thể nhân dân. Phối hợp với Văn phòng Chính phủ chuẩn bị nội dung và tổ chức buổi làm việc thường kỳ của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn với Thủ tướng Chính phủ theo Quy chế phối hợp.

- Phối hợp chuẩn bị nội dung, ghi biên bản, kết luận Hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn; các hội nghị giao ban cơ quan hằng tháng, họp hằng tuần của Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn; cuộc làm việc của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn với các cấp công đoàn, các đơn vị và cơ quan hữu quan, khi được phân công; đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện.

- Tổng hợp nhật ký công việc của cán bộ công chức Cơ quan; dự thảo các báo cáo hoạt động công đoàn hằng tháng, hằng quý, định kỳ 6 tháng và cả năm của Tổng Liên đoàn, báo cáo với cơ quan Trung ương khi Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn phân công.

- Tổng hợp, theo dõi, cập nhật lịch công tác tuần, tháng của lãnh đạo Tổng Liên đoàn trên hệ thống thông tin điều hành của Tổng Liên đoàn.

b) Công tác văn thư - lưu trữ - công nghệ thông tin

- Tiếp nhận, thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tài liệu, văn bản, ấn phẩm đến và đi; thẩm định các thể thức văn bản trước khi trình ký ban hành; quản lý tài liệu, con dấu của Tổng Liên đoàn theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn.

- Lập kế hoạch và tham mưu tổ chức thực hiện việc cung cấp văn phòng phẩm, báo, tạp chí và các giấy tờ thủ tục hành chính khác phục vụ hoạt động của Cơ quan Tổng Liên đoàn. Theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện hằng năm theo quy định.

- Thực hiện các nghiệp vụ quản lý và cung cấp tư liệu, thông tin, tài liệu lưu trữ, phục vụ hoạt động khai thác, nghiên cứu của Tổng Liên đoàn, theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn.

- Dự thảo các loại công văn, giấy mời; in, sao, phô tô các ấn phẩm, tài liệu, phục vụ hoạt động thường xuyên của Cơ quan Tổng Liên đoàn; vận hành, quản lý sử dụng các thiết bị in ấn, văn phòng phẩm.

- Dự thảo báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức công đoàn theo quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn.

- Tham mưu Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức thực hiện, đánh giá kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin đã được phê duyệt.

- Tham mưu thẩm định, đề xuất phê duyệt các chương trình, đề án, dự án, mua sắm công nghệ thông tin; hướng dẫn các cấp công đoàn tổ chức thực hiện các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.

- Theo dõi, tổng hợp số liệu về hoạt động công đoàn hằng năm bằng phần mềm thống kê.

- Quản lý, vận hành hệ thống máy chủ, đảm bảo hoạt động của hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, cổng thông tin điều hành, hộp thư điện tử công đoàn, hệ thống mạng LAN, Internet, sửa chữa khắc phục sự cố máy tính tại Cơ quan Tổng Liên đoàn.

c) Công tác hành chính - quản trị

- Tổ chức quản trị công sở, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng; lập kế hoạch tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở Cơ quan Tổng Liên đoàn theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn.

          - Thực hiện vận hành các loại máy, thiết bị, vật tư kỹ thuật toà nhà, trạm điện, máy phát điện đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn.

- Quản lý, bố trí, sắp xếp các phòng họp, hội nghị và tổ chức trang trí, khánh tiết; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tiếp khách và các hoạt động khác tại Cơ quan Tổng Liên đoàn.

- Tham gia chuẩn bị các điều kiện về phương tiện, vật chất, phục vụ các chuyến công tác, các cuộc làm việc, tiếp khách và các hoạt động khác của lãnh đạo Tổng Liên đoàn.

- Đảm bảo công tác phục vụ (24/24 giờ) về: điện, điện thoại, nước, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, môi trường làm việc của Cơ quan Tổng Liên đoàn; phục vụ vệ sinh hằng ngày các phòng làm việc của Thường trực Đoàn Chủ tịch và Ủy viên Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn.

- Thực hiện các nghiệp vụ quản lý tài sản, kho vật tư chung của cơ quan, theo dõi việc sử dụng tài sản; phối hợp quản lý nhà đất của cơ quan; đề xuất và tổ chức thực hiện việc xử lý tài sản cũ, hỏng của Cơ quan Tổng Liên đoàn.

- Thực hiện nhiệm vụ là đầu mối chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức và nhân viên cơ quan; xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc khám sức khỏe định kỳ cán bộ, công chức và nhân viên cơ quan.

- Theo dõi, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc cung cấp, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện, đồ dùng và các điều kiện làm việc khác phục vụ hoạt động của Cơ quan Tổng Liên đoàn.

- Theo dõi kiểm soát việc chấm công bằng thẻ, vân tay; việc vận hành thực hiện quy trình ISO và các quy trình quản lý chất lượng khác của Tổng Liên đoàn.

- Tham mưu xây dựng lực lượng phòng cháy, chữa cháy; chủ trì tổ chức luyện tập nghiệp vụ phòng cháy, chữa cháy; xây dựng và tổ chức thực hiện phương án bảo vệ các hoạt động khác của Cơ quan Tổng Liên đoàn khi có yêu cầu.

- Xây dựng và tổ chức lực lượng trực bảo vệ, đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong và ngoài giờ hành chính (24/24 giờ) tại Cơ quan Tổng Liên đoàn, theo nội quy công tác bảo vệ của Cơ quan Tổng Liên đoàn.

- Bố trí xe phục vụ đưa, đón lãnh đạo, cán bộ, nhân viên cơ quan và các hoạt động đối ngoại theo chỉ đạo của Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn, Chánh Văn phòng và quy định của Tổng Liên đoàn.

- Lập kế hoạch chi phí vật tư, xăng dầu; quản lý và bảo quản xe ôtô, thường xuyên kiểm tra tình trạng kỹ thuật của các xe và tổ chức việc bảo dưỡng, sửa chữa xe ôtô.

d) Công tác tài vụ - quản lý tài sản Cơ quan

- Tham gia xây dựng các quy định, quy chế liên quan đến tài chính, tài sản, chi tiêu của Tổng Liên đoàn; đề xuất các giải pháp thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong hoạt động Cơ quan Tổng Liên đoàn.

- Tổng hợp kế hoạch tài chính, các khoản chi, các báo cáo, dự toán, quyết toán hằng năm của Cơ quan Tổng Liên đoàn theo kế hoạch và chế độ đã được Thủ trưởng Cơ quan Tổng Liên đoàn duyệt.

- Tổ chức thực hiện các hoạt động thanh toán, quyết toán chi tiêu thường xuyên của Cơ quan Tổng Liên đoàn, gồm: tiền lương, chi hành chính, hoạt động phong trào, mua sắm sửa chữa tài sản cơ quan; phục vụ chi các hội nghị, hội thảo, các hoạt động đối ngoại của Tổng Liên đoàn theo quy định.

- Theo dõi, quản lý giá trị tài sản cơ quan; theo dõi xuất nhập vật tư cơ quan; phản ánh tình hình sử dụng tài sản cơ quan, phối hợp kiểm kê đánh giá giá trị tài sản theo quy định.

- Thực hiện nghiệp vụ theo dõi, quản lý về bảo hiểm xã hội của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Cơ quan Tổng Liên đoàn (báo tăng, giảm nhân sự đóng bảo hiểm xã hội; thay đổi mức đóng bảo hiểm xã hội; chế độ thai sản, ốm đau, thôi việc, nghỉ chế độ hưu trí...) theo quy định của pháp luật.

- Giao dịch với các cơ quan liên quan: ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm xã hội… để thực hiện các nghiệp vụ, phục vụ hoạt động của Cơ quan Tổng Liên đoàn.

đ) Công tác thi đua - khen thưởng

- Nghiên cứu, tham mưu xây dựng chính sách, pháp luật về thi đua khen thưởng của Nhà nước; Quy chế Thi đua khen thưởng của tổ chức Công đoàn và các hình thức khen thưởng khác của Tổng Liên đoàn.

- Tham mưu tổ chức các phong trào thi đua yêu nước trong CNVCLĐ và các phong trào thi đua trong tổ chức công đoàn hằng năm.

- Tham mưu hướng dẫn, chỉ đạo các cấp công đoàn tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng, hướng dẫn lập hồ sơ đề nghị khen thưởng; tổ chức kiểm tra, giám sát công tác thi đua, khen thưởng, của các cấp công đoàn.

- Thẩm định, đề xuất khen thưởng thi đua hằng năm, khen thưởng chuyên đề, khen thưởng vào các dịp sơ kết, tổng kết của Tổng Liên đoàn; thẩm định và đề xuất xét tặng các giải thưởng của Tổng Liên đoàn dành cho cán bộ, đoàn viên công đoàn, công nhân lao động.

- Tham mưu thẩm định, đề xuất hiệp y và lấy ý kiến hiệp y của các cơ quan, đơn vị liên quan về đề nghị tặng, truy tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng của Nhà nước, các bộ, ngành đối với tập thể, cá nhân thuộc tổ chức công đoàn.

- Phối hợp phát động thi đua chào mừng các sự kiện chính trị, các ngày lễ lớn của đất nước; các phong trào thi đua do Thủ tướng phát động; thi đua liên kết đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; các phong trào thi đua trên công trình trọng điểm quốc gia.

e) Các nhiệm vụ khác

- Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng cho các LĐLĐ tỉnh thành phố, công đoàn ngành TW, công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn.

- Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học theo kế hoạch hằng năm đã được phê duyệt.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Đoàn chủ tịch phân công.

3. Tổ chức, bộ máy và cán bộ lãnh đạo, quản lý

a) Tổ chức bộ máy

Văn phòng được tổ chức thành 05 phòng, gồm:

- Phòng Tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ tại điểm a, khoản 2, Điều này.

- Phòng Văn thư lưu trữ và Công nghệ thông tin: Thực hiện nhiệm vụ tại điểm b, khoản 2, Điều này.

- Phòng Hành chính - Quản trị: Thực hiện nhiệm vụ tại điểm c, khoản 2, Điều này.

- Phòng Tài vụ: Thực hiện nhiệm vụ tại điểm d, khoản 2, Điều này.

- Phòng Thi đua - Khen thưởng thực hiện nhiệm vụ tại điểm đ, khoản 2, Điều này.

b) Cán bộ lãnh đạo, quản lý

- Văn phòng có Chánh văn phòng; tối đa 05 phó chánh văn phòng (trong đó 01 phó chánh văn phòng kiêm thư ký Chủ tịch).

- Lãnh đạo phòng: 05 trưởng phòng, 06 phó trưởng phòng (trong đó Phòng Hành chính - Quản trị có 02 phó trưởng phòng).